Η δημιουργία μιας εταιρείας αποτελεί μεγάλο βήμα. Εξίσου μεγάλη υπόθεση είναι βέβαια και η πρόσληψη ενός εργαζομένου. Αν η συγκεκριμένη διαδικασία αποτελεί ορόσημο στην πορεία ενός επιχειρηματία, είναι επίσης και διαδικαστικό ζήτημα το οποίο χρειάζεται διευθέτηση. Τα βήματα για την πρόσληψη ενός εργαζομένου είναι ιδιαίτερα απαιτητικά και πολύπλοκα, αν δεν υπάρχει βοήθεια από ειδικό. Ένας λογιστής είναι το κατάλληλο άτομο για να σας καθοδηγήσει σε αυτή τη διαδικασία, καθώς μπορεί να αναλάβει ο ίδιος τη διεκπεραίωση της πλειοψηφίας των απαιτούμενων βημάτων.
Βήματα για την πρόσληψη ενός εργαζομένου: Διαδικασία
Προκειμένου να ξεκινήσει η διαδικασία και να πραγματοποιηθούν τα απαραίτητα βήματα για την πρόσληψη ενός εργαζομένου είναι απαραίτητη η αναγγελία της πρόσληψης αυτού στις αρμόδιες υπηρεσίες του ΟΑΕΔ, του ΣΕΠΕ και του ΕΦΚΑ. Είναι υποχρεωτική πλέον η ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων αρμοδιότητας των ως άνω υπηρεσιών μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος ΕΡΓΑΝΗ. Έτσι, κάθε εργοδότης που απασχολεί εργαζόμενους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου είναι υποχρεωμένος να καταχωρήσει ηλεκτρονικά στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, τα Έντυπα Ε3 (Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης) και Ε4 (Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης) την ημέρα που πραγματοποίησε την πρόσληψη του εργαζομένου και προτού ο τελευταίος ξεκινήσει να εργάζεται. Εάν πρόκειται για μερική ή διαλείπουσα ή εκ περιτροπής απασχόληση, κρίνεται αναγκαία η υποβολή, εκτός των προαναφερθέντων εντύπων, και το Έντυπο Ε9 (Σύμβαση Εργασίας Μερικής Απασχόλησης ή/και Εκ Περιτροπής Εργασίας).
Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι πραγματοποιούν πρόσληψη για πρώτη φορά, καθώς και όσοι εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, πρέπει να υποβάλλουν ηλεκτρονικά το Ε3 και Ε4 μέσα σε τρεις ημέρες από την ημέρα που έγινε η απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Να σημειωθεί ότι αν πρόκειται για δημιουργία παραρτήματος με νέες προσλήψεις, πρώτα πρέπει να έχει προηγηθεί απογραφή του παραρτήματος – υποκαταστήματος. Έπειτα, το παράρτημα θα εμφανιστεί άμεσα στο σύστημα του ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ. Στη συνέχεια είναι σημαντικό να πραγματοποιηθούν τα βήματα για την πρόσληψη εργαζομένου με ημερομηνία πρόσληψης την ημερομηνία που έχει δηλωθεί κατά την απογραφή του παραρτήματος . Η κατάσταση προσωπικού συμπληρώνεται μέσα από το ίδιο σύστημα του ΣΕΠΕ μέσω της εισαγωγής νέας κατάστασης προσωπικού.
Τα στοιχεία που πρέπει να προσκομιστούν ώστε να ακολουθήσουν τα βήματα για την πρόσληψη εργαζομένου είναι:
- Φωτοτυπία ταυτότητας και από τις δύο όψεις
- Αντίγραφο βεβαίωσης ΑΜΚΑ
- Αντίγραφο αριθμού μητρώου ασφαλισμένου – ΙΚΑ
- Φωτοτυπία της άδειας διαμονής και άδειας εργασίας σε περίπτωση που η πρόσληψη αφορά αλλοδαπό
- Αντίγραφο βεβαίωσης Α.Φ.Μ.
Νέες τροποποιήσεις που αφορούν μια σειρά υποχρεώσεων που φέρουν οι εργοδότες
Πραγματοποιήθηκε δημοσίευση στο ΦΕΚ της απόφασης του Υπ.εργασίας 113169/2023 με την οποία μεταξύ άλλων γίνεται τροποποίηση της βασικής απόφασης του υπ.εργασίας αναφορικά με τις δηλώσεις που υποβάλλονται στο Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ». Αρχικά, όπου από το νόμο προβλέπεται η ανάρτηση έγγραφης ατομικής σύμβασης εργασίας ή όπου τα μέρη καταρτίσουν ατομική σύμβαση, αυτή αναρτάται από τον εργοδότη στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, εντός 7 ημερών από την ημερομηνία έναρξης της εργασίας σύμφωνα με την παρ. 2 του άρθρου 71 του π.δ. 80/2022. Η ατομική σύμβαση εργασίας πρέπει να έχει υπογραφεί τόσο από τον εργαζόμενο όσο και από τον εργοδότη με έναν από τους παρακάτω τρόπους:
- ιδιοχείρως
- με εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή
- με ψηφιακή βεβαίωση μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (gov.gr-ΕΨΠ)
Εάν προκύψει κάποια αλλαγή στους κύριους όρους εργασίας, αυτή θα πρέπει να αποτυπώνεται και στην ατομική σύμβαση χωρίς να είναι αναγκαία η εκ νέου ανάρτηση της ατομικής σύμβασης. Εάν ωστόσο η πλήρης απασχόληση μετατραπεί σε μερική ή εκ περιτροπής απασχόληση, τότε θα πρέπει να γίνει μεταβολή της ατομικής σύμβασης εργασίας.
Εάν σας προβληματίζουν ή σας δυσκολεύουν τα βήματα για την πρόσληψη ενός νέου εργαζομένου, το λογιστικό γραφείο στο Ίλιον Gkiokas Accounting μπορεί να σας καθοδηγήσει σε όλη τη διαδικασία. Για όποια ανάγκη, απορία ή διευκρίνιση, είμαστε στο πλευρό σας!